Meetings – Keep it short

Esistono 3 tipologie di meetings:

— workshop: servono a trasferire conoscenza e informazioni in modo interattivo e non noioso

— progress: servono a definire la lavorazioni sui progetti (progress generale d’agenzia), su un singolo progetto (SAL) o su un singolo gruppo di lavoro (es. progress creativo)

— riunioni: servono a portare avanti i progetti nel day-by-day (es. riunioni di briefing)

I workshop sono momenti di formazione utili per tutto il team e sono inseriti nel programma di formazione annuale e nel progetto Asana ‘Arkage Formazione’.

Il progress generale d’agenzia è il venerdì mattina. Progress specifici vengono definiti separatamente.

Le riunioni sono utili per confrontarsi, ma hanno anche un costo rilevante: per questo ci impegniamo a renderle produttive e a non abusarne.

Ecco qualche buona pratica:

— non fissiamo riunioni più lunghe di un’ora

— non fissiamo riunioni che inizino dopo le 17.00 e cerchiamo di non finire dopo le 18.30, salvi casi eccezionali

— usiamo Google Calendar per invitare persone alle riunioni: questo ci permette di controllare in tempo reale che tutti siano disponibili per un certo orario

— inserire la riunione come task su Asana cosicché le persone possano loggare il tempo di riunione

— chi convoca la riunione diventa l’owner della riunione

— prima di entrare in riunione, l’owner deve aver definito l’agenda, l’output desiderato e deve averli condivisi con tutti i partecipanti

— tutti i partecipanti devono avere chiaro cosa come ci si aspetta che contribuiscano alla riunione (cosa devono leggere, cosa devono portare)

— s’invitano solo persone che possono partecipare attivamente alla riunione (=parlando), altrimenti diventa un workshop

— rispettiamo i tempi: si inizia e si finisce in orario, nel rispetto di tutti i partecipanti, in caso di ritardi di alcuni partecipanti si cerca comunque di iniziare e comunque si finisce sempre in orario (a costo di accorciare la durata totale effettiva)

— usiamo un timer o guardiamo l’orologio per verificare di non uscire dai tempi previsti

— a 10 minuti dalla fine del meeting l’owner propone il piano d’azione: definiamo quali sono i prossimi passi e chi ne ha la responsabilità

— l’owner ha la responsabilità di stilare un breve report per chi non ha partecipato alla riunione ma vuole esserne informato.