Viaggi e Rimborsi – Qualche consiglio per andare lontano

Eventi, presentazioni, shooting, sopralluoghi: il nostro lavoro ci porta a viaggiare per l’Italia e per il mondo.

Ecco qualche principio a cui ci atteniamo quando pianifichiamo i nostri spostamenti:

— economicità: limitiamo più possibile i giorni di trasferta e il numero di persone coinvolte

— pianificazione: programmiamo le trasferte con più anticipo possibile

— tempestività: rendicontiamo le spese sostenute il prima possibile (vedi più avanti come chiedere un rimborso).

Prima di partire

Verifica sempre che il tuo stato fisico e di salute ti permettano di viaggiare. Se non ne hai la certezza basta dirlo e rifiutare l’incarico.

Come scegliere i mezzi di trasporto

Seguiamo alcune buone pratiche perché le trasferte siano sostenibili per tutti: preferiamo organizzare trasferte in giornata, per evitare costi aggiuntivi. Dove possibile, scegli i mezzi pubblici per gli spostamenti urbani a parità di tempo e disagio, privilegia il mezzo di trasporto più economico sta a te scegliere il mezzo, attenendoti a questi princìpi.

Come richiedere una trasferta

Le trasferte devono essere approvate dai responsabili, e poi comunicate prima possibile al Front Office, che si occuperà delle prenotazioni. Invia un’email a frontoffice@arkage.it, mettendo in copia il tuo Servant Leader e il tuo PO.

Come chiedere i rimborsi

Se in trasferta hai dovuto sostenere delle spese non anticipate dall’agenzia, chiedi subito il rimborso. Fissa un appuntamento in amministrazione e porta con te gli scontrini in forma cartacea (no ricevute POS).

Puoi farti rimborsare:

— spese di trasporto (taxi, autonoleggio, utilizzo auto privata, etc.)

— spese per i pasti (per un tetto massimo di 20€)

— spese per il pernottamento

Mezzi pubblici urbani ed extraurbani

In linea generale cerca di preferirli: sono più sostenibili sia per il budget che per l’ambiente.

Taxi

Valuta sempre se è davvero necessario prendere un taxi invece dei mezzi pubblici. Puoi comunque usarlo senza autorizzazione per i percorsi urbani, per i trasferimenti dalla sede di partenza verso aeroporti e stazioni e viceversa e per i trasferimenti dalla sede di lavoro verso aeroporti e stazioni e viceversa. Per qualunque altro utilizzo serve invece un’autorizzazione.

Treno

Puoi farti rimborsare i viaggi in treno in 2a classe per tutte le tipologie di treno (Frecciarossa, Frecciargento, Frecciabianca, Italo, TGV, Intercity e Regionali).

Aereo

Puoi scegliere l’aereo se devi spostarti per più di 500 km, se devi raggiungere o tornare da un’isola e se devi recarti all’estero. Se voli in Italia, in Europa o nel bacino del Mediterraneo, puoi chiedere il rimborso per la tariffa “economy” o equivalente. Se invece il volo è intercontinentale puoi chiedere rimborso il rimborso per la tariffa “business” o equivalente. Ricorda di chiedere sempre autorizzazione per i voli intercontinentali o per distanze inferiori a 500 km. Nel secondo caso, se il volo non è stato autorizzato potrà essere rimborsato solo l’importo equivalente del treno (Alta Velocità se presente sulla tratta o Intercity 2a classe). Se il tuo viaggio è annullato per motivi non dipendenti da te e non è rimborsabile, potrai chiedere che le spese siano comunque liquidate.

Auto a noleggio

Devi sempre chiedere autorizzazione prima di noleggiare un’auto. Puoi noleggiare autovetture da 4/5 posti della classe più economica (prima o seconda fascia). Senza autorizzazione, sarà rimborsata la tariffa del mezzo più economico per quella tratta. Sono permessi i noleggi più vantaggiosi dall’aeroporto / stazione / residenza / sede di lavoro.

Auto personale

Puoi sempre usare la tua auto per distanze inferiori ai 300 km. Sopra questa distanza, serve un’autorizzazione, senza la quale ti saranno rimborsati solo i primi 300 km. La percorrenza massima rimborsabile per trasferta è di 500 km. Riceverai un rimborso di € 0,31 per chilometro percorso, indipendentemente dal tipo di auto.

Pernottamento

Puoi pernottare fuori solo se la trasferta non può essere terminata in giornata e se la destinazione si trova a più di 200 km da casa tua o dalla sede di Artattack Group. Se la distanza è inferiore, devi prima chiedere autorizzaziqone. Puoi chiedere un rimborso massimo di € 110 a notte per le trasferte in Italia e di €190 a notte per le trasferte all’estero.

Per i rimborsi fai riferimento a:

Davide Menegatti - Segretario Amministrativo davide@artattackgroup.com

Barbara D’Aguanno - CFO barbara@artattackgroup.com